KPI:t, Key Performance Indicatorit, ovat tietyn yrityksen osaston tai funktion avainlukuja, joita seurataan systemaattisesti. Ne kertovat siitä, mihin suuntaan yrityksen toiminta on kehittymässä ja antavat osviittaa siihe, millä osa-alueilla on kehitettävää.
KPI:ta vaihtelevat riippuen siitä, mitä toimintaa mitataan. Myyntiä ja/tai markkinointia voidaan tarkastella esimerkiksi yhdellä tai useammalla seuraavista KPI-luvuista:
- prospektien määrä
- lähetettyjen tarjousten määrä
- asiakasmäärä
- uusien asiakkaiden määrä
- keskiostos
- asiakaspoistumaprosentti
- saatujen liidien määrä
- verkkosivujen kävijämäärä
- sivuilla vietetty aika
- verkkosivujen poistumisprosentti.
Lukuja verrataan edeltävään päivään, viikkoon, kuukauteen ja/tai vuoteen. Key Performance Indicatoreilla ja yrityksen tavoitteilla on eroa: jos yrityksen tavoitteena on esimerkiksi kasvattaa myyntiä x prosenttia, voi vilkaisu KPI-lukuihin kertoa siitä, miten tähän ollaan matkalla yrityksen eri osa-alueilla ja jos ei olla, niin mitä prosessin osaa pitäisi parantaa.
MITÄ KPI TARKOITTAA KÄYTÄNNÖSSÄ?
Esimerkki: yrityksen kuukausittaisen kaupan määrä on ollut sekä tässä että edelliskuussa 100 000€.
Tässä kuussa yrityksellä on lähettänyt vanhoille asiakkailleen 2 tarjousta keskihinnaltaan 100 000€ mutta ei ole lähestynyt lainkaan uusia asiakkaita. Tarjousten toteutumaprosentti on 50%, eli kaupan määrä on ollut yhteensä 100 000€.
Edelliskuussa yrityksen edustaja lähetti 4 tarjousta uusille asiakkaille ja yhden vanhoille. Kaikissa tapauksissa keskihinta oli 50 000€, mutta uusista asiakkaista vain 25% osti, vanhoista 100%. Kaupan määrä oli 100 000€.
Jos tavoite on vain tietty kaupan määrä eikä mitään KPI:tä seurata, saatetaan yrityksessä ajatella, että mitään muutoksia ei ole tapahtunut.
Kuitenkin jos asiaa tarkastellaan asiaa KPI-tasolla, nähdään paljon vaihtelua. Eroa on lähetettyjen tarjousten määrällä (2 vs. 4 ja 2), vanhojen ja uusien asiakkaiden suhteessa (2 ja 0 vs. 1 ja 4), kaupan keskihinnassa (100 000€ vs 50 000€) sekä toteutumaprosentissa (50% vs 25% ja 100%). (disclaimer: esimerkki on tietysti hyvin yksinkertaistettu ja harvassa yrityksessä luvut vaihtelevat näin paljon). KPI:den tarkastelu antaa kuitenkin yrityksille hyvän kuvan siitä, mitä tapahtuneen taustalla on. Lisäksi KPI:den avulla pyritään ennustamaan se, mitä mahdollisesti tulee tämän hetken perusteella tapahtumaan tulevaisuudessa.
Dashboard on hyvä tapa visualisoida KPI:t.